Datenschutz im Verein und der DSGVO-konforme Umgang mit Mitgliedsdaten stellen ein sensibles Thema für Verein dar. Stellen Sie sich vor, Ihre Mitglieder erhalten plötzlich eine E-Mail von einem unbekannten Absender, der den Namen und die Adresse des Mitglieds enthält – das wäre nicht gerade angenehm, oder? Datenschutz im Verein bedeutet genau das: den Schutz persönlicher Informationen und somit die Privatsphäre Ihrer Mitglieder. Wir zeigen Ihnen, wie Sie als Verein DSGVO-konform handeln.
1. Was bedeutet Datenschutz im Verein?
Jeder Verein besitzt viele – teils hochsensible – Daten über seine Mitglieder, wie zum Beispiel Name, Adresse und Bankdaten. Datenschutz im Verein bedeutet, dass diese persönlichen Informationen der Mitglieder jederzeit sicher aufbewahrt und geschützt werden müssen. Um den Datenschutz im Verein zu wahren, müssen die Mitarbeiter verantwortungsvoll mit den Mitgliederdaten umgehen, um die Privatsphäre der Mitglieder zu wahren.
1.1 Warum ist Datenschutz im Verein so wichtig?
Datenschutz im Verein umfasst nicht nur rechtliche Verpflichtungen, sondern beeinflusst auch maßgeblich das Vertrauen der Mitglieder in die Vereinsaktivitäten. Aus diesen vier Gründen ist Datenschutz im Verein so wichtig:
- Datenschutz im Verein trägt dazu bei, dass die Privatsphäre der Mitglieder geschützt wird, indem persönliche Informationen der Mitglieder, wie Namen und Adresse, vertraulich behandelt werden.
- Ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten stärkt das Vertrauen der Mitglieder in den Verein und zeigt, dass sie ernst genommen werden.
- Die Einhaltung von Datenschutzgesetzen, wie der DSGVO, ist gesetzlich vorgeschrieben. Verstöße können zu erheblichen Strafen und rechtlichen Konsequenzen führen.
- Durch effektive Datenschutzmaßnahmen wird das Risiko verringert, dass persönliche Daten gestohlen oder missbraucht werden, was den Ruf des Vereins insgesamt schädigen könnte.
1.2 Die Folgen einer Datenschutzverletzung im Verein
Vereine besitzen einerseits viele sensible Daten und haben andererseits selten die Strukturen, die dafür nötig wären, einen hochwertigen Datenschutz im Verein sicherzustellen. Leider sind vielen Vereinen die Risiken einer Datenschutzverletzung nicht bewusst oder sie ignorieren sie solange, bis es zu ernsten Problemen kommt.
Wer schludrig mit den Daten seiner Mitglieder umgeht, riskiert jedoch eine Datenschutzverletzung, die eine hohe Geldstrafe nach sich ziehen kann (bis zu 4 % des Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro – je nachdem, welcher Betrag höher ist). Auch die anschließende Behebung einer Datenschutzverletzung kann erhebliche Kosten verursachen, zum Beispiel in Form von Anwaltskosten oder der Implementierung zusätzlicher Sicherheitsmaßnahmen.
Ebenso beeinträchtigt eine Datenschutzverletzung das Vertrauen der Mitglieder und den Ruf des Vereins in erheblichen Maße. Wenn Mitglieder und die Öffentlichkeit erfahren, dass ihre persönlichen Daten nicht sicher sind, führt dies zu mehr Vereinsaustritten und weniger neuen Mitgliedschaften. Ein negativer Ruf kann sich langfristig auch auf die Unterstützung durch der Gemeinde oder Kommune auswirken.
1.3 Wichtige Gesetze für den Datenschutz im Verein
1.3.1 Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist das Herzstück für den Datenschutz im Verein. Als europäische Verordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, regelt es den allgemeinen Umgang mit Datenschutz in der EU. Aus der DSGVO geht hervor, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen und welche (umfangreichen) Rechte den betroffenen Personen zustehen. Dazu gehören zum Beispiel die Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung von personenbezogenen Daten. Die einstige Einführung der DSGVO führte zu viel Unsicherheit und Mehraufwand bei Unternehmen und Vereinen gleichermaßen. Auch heute beschäftigt es viele Vereine, wie sie möglichst DSGVO-konform arbeiten – insbesondere im Umgang mit digitalen Diensten. Auf der anderen Seite hat die DSGVO eindeutig zu mehr Transparenz aus Sicht der Verbraucher bzw. Mitglieder geführt.
1.3.2 Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergänzt die DSGVO auf nationaler Ebene in Deutschland. Es hinkt der medialen Präsenz der DSGVO etwas hinterher, doch auch das BDSG enthält für Vereine wichtige Bestimmungen. So regelt es spezifische Anforderungen, wie die Bestellung von Datenschutzbeauftragten und den Umgang mit besonderen Arten von personenbezogenen Daten.
1.3.3 Das Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG)
Das Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) werden viele Vereinsverantwortliche nicht sofort auf dem Schirm haben. Doch es betrifft insbesondere den Datenschutz in der elektronischen Kommunikation und ist vor allem relevant, wenn der Verein digitale Dienste anbietet oder online mit Mitgliedern kommuniziert.
Beispiel:
Wenn ein Verein Online-Anmeldungen für Veranstaltungen anbietet oder E-Mail-Newsletter an seine Mitglieder verschickt, muss er die Bestimmungen des TTDSG beachten. Dies betrifft insbesondere die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die über diese Dienste gesammelt werden. Hierzu gehören die Einwilligung zur Verarbeitung der Daten sowie Informationen über verwendete Cookies und Tracking.
2. Datenschutz im Verein: Worauf es (rechtlich) ankommt
Aus dem DSGVO gehen einige wichtige Rechte der Mitglieder und Pflichten des Vereins hervor. Um DSGVO-konform zu handeln, müssen Vereine diese Rechte und Pflichten kennen, verstehen und entsprechend umsetzen. Wir zeigen Ihnen, was beim Datenschutz im Verein zu beachten ist.
2.1 Rechte der Mitglieder kennen
Vereine verarbeiten insbesondere die personenbezogenen Daten ihrer Mitglieder. Diese haben seit 2018 durch Inkrafttreten der DSVGO weitreichende Rechte in Bezug auf die Verwendung ihrer Daten. Nachfolgend führen wir auf, welche Rechte der Mitglieder Vereine unbedingt kennen und entsprechen müssen, um DSGVO-konform zu sein.
2.1.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Mitglieder haben das Recht, vom Verein Auskunft darüber zu verlangen, welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden. Der Verein muss transparent darlegen, welche Daten er speichert und zu welchem Zweck.
2.1.2 Recht Berichtigung, Löschung und Einschränkung (Art. 16, 17 und 18 DSGVO)
Mitglieder können die Berichtigung fehlerhafter Daten fordern (Art. 16), die Löschung ihrer Daten verlangen, wenn diese nicht mehr benötigt werden oder unrechtmäßig verarbeitet wurden (Art. 17), oder die Verarbeitung ihrer Daten einschränken, etwa bei Streit über die Richtigkeit der Daten (Art. 18).
2.1.3 Recht auf Widerspruch und Widerruf der Einwilligung (Art. 7 und 21 DSGVO)
Mitglieder können der Verarbeitung ihrer Daten widersprechen, insbesondere bei Datenverarbeitungen, die auf berechtigten Interessen des Vereins beruhen (Art. 21). Zudem können sie eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen (Art. 7).
2.1.4 Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Wenn Mitglieder der Meinung sind, dass ihre Rechte verletzt wurden, können sie eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen (Art. 77).
2.2 Pflichten des Vereins verstehen
Aus den Rechten der Mitglieder ergeben sich natürlich auf der anderen Seite entsprechende Pflichten für den Verein, um einen gelungenen Datenschutz im Verein sicherzustellen und somit DSGVO-konform zu handeln. Wir erklären Ihnen, welche Pflichten des Vereins sich aus der DSGVO ergeben.
2.2.1 Informationspflichten und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (Art. 6, 13, 14 DSGVO)
Der Verein muss seine Mitglieder darüber informieren, welche personenbezogenen Daten er erhebt und zu welchem Zweck (Art. 13, 14). Zudem muss die Verarbeitung der Daten auf einer rechtmäßigen Grundlage beruhen, zum Beispiel auf der Einwilligung der Mitglieder oder der Erfüllung des Mitgliedsvertrags (Art. 6).
2.2.2.1 Datenschutzerklärung
Die Datenschutzerklärung ist das zentrale Dokument, das dem Verein hilft, seinen Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO nachzukommen. Sie muss den Mitgliedern klar und verständlich mitteilen, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Rechte die Mitglieder haben. Die Datenschutzerklärung sollte auf der Website des Vereins zugänglich sein und idealerweise auch bei der Anmeldung oder im Mitgliedsantrag übergeben oder zumindest darauf hingewiesen werden. Ein Muster für die Datenschutzerklärung für Vereine finden Sie beispielsweise häufig auf der Webseite des jeweiligen Landessportbundes.
2.2.2 Datensicherheit und Datenschutz durch Technik (Art. 25 und 32 DSGVO)
Der Verein ist verpflichtet, durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen) die Sicherheit der Daten zu gewährleisten (Art. 32). Auch muss der Verein Datenschutz durch Technikgestaltung sicherstellen, z. B. durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen bei IT-Systemen (Art. 25).
So handeln Sie DSGVO-konform:
Nutzen Sie etablierte digitale Dienstleister, wenn es um die Verwaltung Ihrer Mitgliederdaten geht und achten Sie darauf, ob diese DSGVO-konform sind. Eine sichere und DSGVO-konforme Vereinsverwaltung - wie sie zum Beispiel verein.cloud® bietet - ist das A und O für einen gelungenen Datenschutz im Verein.
2.2.3 Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Meldung von Datenschutzverletzungen (Art. 30, 33, 34 DSGVO)
Vereine müssen ein Verzeichnis aller Datenverarbeitungen führen (Art. 30) und bei Datenschutzverletzungen diese unverzüglich der Aufsichtsbehörde melden (Art. 33). Falls nötig, müssen auch betroffene Mitglieder informiert werden (Art. 34).
2.2.4 Benötigt unser Verein einen Datenschutzbeauftragten? (Art. 37 bis 39 DSGVO)
Ein Verein muss nach DSGVO Art. 37 und 39 nur dann einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn:
- er regelmäßig umfangreiche personenbezogene Daten verarbeitet oder besondere sensible Daten verarbeitet (zum Beispiel Gesundheitsdaten oder religiöse Zugehörigkeit).
- er regelmäßigen und systematischen Personen überwacht (zum Beispiel Videoüberwachung oder Bewegungsprofile).
Zudem müssen Vereine die Einhaltung der Datenschutzvorgaben nachweisen können, was eine umfassende Dokumentation und Schulung von Mitarbeitern erfordert (Art. 5 Abs. 2).
Kleine Vereine, die nur gelegentlich personenbezogene Daten verarbeiten oder nur einfache Mitgliedsdaten speichern (z. B. Name und Adresse), benötigen in der Regel keinen Datenschutzbeauftragten. Auch wenn der Verein keine sensiblen Daten verarbeitet und keine regelmäßige Überwachung stattfindet, ist ein Datenschutzbeauftragter nicht grundsätzlich notwendig. Wie so häufig kommt es auf den Einzelfall an und das Hinzuziehen eines Datenschutzexperten ist hier im Zweifel ratsam.
3. Tipps für Vereine: So setzen Sie Datenschutz im Verein um
Datenschutz ist für Vereine nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Faktor für das Vertrauen Ihrer Mitglieder. In diesem Kapitel geben wir Ihnen praxisnahe Tipps, wie Sie den Datenschutz im Verein einfach und effektiv umsetzen – von den grundlegenden Prinzipien bis hin zur DSGVO-konformen Vereinsverwaltung.
3.1 Die wichtigsten Datenschutz-Grundsätze für Vereine
3.1.1 Daten sparsam erheben - warum weniger mehr ist
Die Erhebung von Mitgliedervereinen sollte im Verein stets dem Prinzip der Datensparsamkeit folgen. Das heißt, nur die Informationen zu sammeln, die wirklich notwendig sind. Vereine sollten sich also genau überlegen sollten, welche Daten Sie für die Vereinsarbeit benötigen und welche nicht. Ansonsten steigt das Risiko, dass personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet werden.
Achten Sie zudem darauf, dass alle erhobenen Daten einem klaren Zweck dienen („Zweckbindung„) und nur so lange aufbewahrt werden, wie es für diesen Zweck erforderlich ist („Aufbewahrungsfrist„). Auf diese Weise bleiben Sie nicht nur DSGVO-konform, sondern schaffen auch Vertrauen bei Ihren Mitgliedern.
Beispiel:
Für die Mitgliedschaft im Verein sind häufig nur grundlegende Informationen wie Name, Adresse und Geburtsdatum erforderlich. Zusätzliche Daten wie zum Beispiel Hobbys können später optional und nur mit ausdrücklicher Zustimmung erfragt werden.
3.1.2 Transparenz im Verein - so informieren Sie Ihre Mitglieder richtig
Die Mitglieder Ihres Vereins haben das Recht zu erfahren, welche Daten Sie erheben, warum Sie diese speichern und wie sie verwendet werden. Eine klare und verständliche Datenschutzerklärung ist daher im Sinne der Transparenz unerlässlich. Sie sollte alle wichtigen Informationen enthalten, etwa den Zweck der Datenverarbeitung, die Dauer der Speicherung und die Rechte der Mitglieder.
Ein einfacher Weg, Transparenz zu gewährleisten, ist, die Datenschutzerklärung auf der Vereinswebseite bereitzustellen und auf Veranstaltungen oder bei der Anmeldung darauf hinzuweisen. So zeigen Sie Ihren Mitgliedern, dass Sie ihre Privatsphäre jederzeit ernst nehmen.
Beispiel:
Bei der Anmeldung einer neuen Mitgliedschaft erheben Sie als Verein Daten wie Name, Adresse und Geburtsdatum. In der Datenschutzerklärung Ihres Vereins könnte stehen: "Wir erheben diese Daten, um die Mitgliedschaft zu verwalten und den Jahresbeitrag abzubuchen. Ihre Daten werden nur für diese Zwecke genutzt und nicht an Dritte weitergegeben. Sie können jederzeit Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen oder die Löschung Ihrer Daten beantragen."
3.1.3 Schutz vor Datenverlust - wichtige Sicherheitsmaßnahmen für Ihren Verein
Um die Sicherheit Ihrer Mitgliedsdaten zu gewährleisten, sollten Daten nur in sicheren Systemen von vertrauenswürdigen Anbietern gespeichert und regelmäßig auf ihre Sicherheit überprüft werden. Eine einfache, aber wirksame Maßnahme ist die Verwendung starker Passwörter für den Zugriff auf Datenbanken und die Verschlüsselung sensibler Informationen.
Zudem sollten nur befugte Personen Zugang zu sensiblen Mitgliederdaten haben, indem Zugriffs- und Benutzerrechte klar geregelt sind. Der Vereinsvorstand legt fest, wer welche Daten einsehen, bearbeiten oder löschen darf.
Eine weitere Sicherheitsmaßnahme stellt die Schulung von Vereinsmitarbeitern und -mitgliedern dar. Sie sollten diese regelmäßig auf die Bedeutung des Datenschutzes hinweisen und über mögliche Gefahren im Umgang mit technischen Systemen aufklären.
Beispiel:
Ein Vereinsmitglied erhält eine E-Mail, die angeblich vom Verein stammt und die Aufforderung enthält, persönliche Informationen zu bestätigen (sog. Phising-Mail). Die Mitglieder könnten zum Beispiel darauf hingewiesen werden, dass sie niemals auf verdächtige Links klicken oder sensible Daten per E-Mail übermitteln sollten.
3.2 Vereinsverwaltung: So handelt Ihr Verein DSGVO-konform
Die Sicherheit des Datenschutzes im Verein hängt maßgeblich von der Qualität Ihrer Vereinsverwaltung ab. Abschließend möchten wir Ihnen deshalb zeigen, wie Sie eine DSGVO-konforme Vereinsverwaltung erkennen und welche Vorteile diese Ihnen bietet.
3.4.1 Fünf Merkmale einer DSGVO-konformen Vereinsverwaltung
- Datensicherheit durch Verschlüsselung: Alle Daten, die im System gespeichert oder zwischen dem Verein und seinen Mitglieder ausgetauscht werden, sollten in einer DSGVO-konformen Vereinsverwaltung durch moderne Verschlüsselungstechnologien geschützt sein.
- Zugriffssteuerung und Benutzerrechte: Es sollte ein abgestuftes Rollen- und Rechtesystem existieren, sodass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können. Der Verein sollte wiederum jederzeit festlegen können, wer welche Daten einsehen, bearbeiten oder löschen darf.
- Flexible Datenerhebung: Eine Vereinsverwaltung sollte es dem Verein ermöglichen, nur die Daten zu erheben, die für die jeweilige Funktion notwendig sind – ohne unnötige Daten zu sammeln (ob vom Mitglied oder vom Verein).
- Automatisierte Löschung und Archivierung: Eine DSGVO-konforme Vereinsverwaltung bietet Funktionen zur automatisierten Löschung oder Archivierung von Mitgliedsdaten.
- Transparente Datenaufklärung: Mitglieder sollten in der Vereinsverwaltung transparent über die Datenverarbeitung informiert werden können. Zudem sollten Einwilligungen für die Erhebung und Verarbeitung von Daten einfach einzuholen sein.
3.4.2 verein.cloud® - die DSGVO-konforme Vereinsverwaltung
Zuverlässiger und sicherer Datenschutz im Verein ist das Fundament der DSGVO-konformen verein.cloud® Vereinsverwaltung.
Der Schutz persönlicher Daten ist bei verein.cloud® von höchster Bedeutung und entspricht den strengen europäischen Datenschutzvorgaben.
verein.cloud® ist eine Anwendung aus der Cloud. Insofern befinden sich keine personenbezogenen Daten auf einem Rechner berechtigter Personen. Die Daten werden in einem Deutschen Rechenzentrum gespeichert, das höchsten Anforderungen an die Datensicherheit genügt. Dadurch sind regelmäßige Backups Deiner Daten und eine permanente Datenverfügbarkeit gewährleistet.
Ihre Daten werden bei einem deutschen Rechenzentrum auf redundante System gespiegelt, damit Sie selbst bei einem Hardwarefehler ohne Unterbruch weiterarbeiten kannst. Die Datenserver sind mit Notstrom gesichert und selbst vor Feuer geschützt. Zudem werden regelmäßig Backups aller Daten erstellt und an einem sicheren Ort verwahrt.
Die Verschlüsselung aller übermittelten Daten mit dedizierten SSL-Zertifikaten, gemanagte Firewalls und Zugriffsmonitoring sorgen für einen optimalen Schutz vor Datendiebstahl. Die Vereinsdaten sind bei uns in besten Händen.
Bei verein.cloud® achten wir darauf, dass sowohl unsere Software als auch unsere tägliche Arbeit höchste Sicherheitsstandards erfüllen, wie die Verschlüsselung über dedizierte SSL-Zertifikate, gemanagte Firewalls, Zugriffsmonitoring und eine redundante Datensicherung. Auf unserer Datenschutzseite finden Sie alle Maßnahmen, die wir zum Schutz Ihrer Daten umsetzen sowie umfangreiche Informationen zur DSGVO. Die Vereinsverwaltung von verein.cloud® bietet:
- Hohe Betriebs- und Datensicherheit
- Rollen- und Rechtevergabe (Kein Risiko bei Ämterwechsel)
- Permanente Datenverfügbarkeit (cloudbasiert)
- DSGVO-konform sowie OPDV-zertifiziert
- Mitglieder datenschutzkonform in deutschen Rechenzentren verwalten
- Datenverarbeitungsvertrag
- Hosting „made in Germany“
Fazit
Der Datenschutz im Verein ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern vielmehr die zentrale Voraussetzung für eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihren Mitgliedern. Um die personenbezogenen Daten zu schützen und gleichzeitig den rechtlichen Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, müssen Vereine ihre Rechte und Pflichten kennen und daraus konkrete Maßnahmen ableiten. Hierzu gehört insbesondere ein sicherer, sparsamer und transparenter Umgang mit Mitgliederdaten. Eine DSGVO-konforme Vereinsverwaltung ist entscheidend für die Sicherheit und das Vertrauen im Verein. Wer Datenschutz ernst nimmt, schützt nicht nur die Daten der Mitglieder, sondern minimiert auch das Risiko von rechtlichen Konsequenzen und sorgt für eine langfristige und nachhaltige Vereinsarbeit.
FAQ: Datenschutz im Verein
Der Datenschutz im Verein bezieht sich auf den Schutz der persönlichen Informationen der Mitglieder, wie Namen, Adressen und Kontaktdaten. Vereine müssen sicherstellen, dass diese Daten sicher aufbewahrt und verantwortungsvoll verwendet werden.
Datenschutz ist wichtig, um die Privatsphäre der Mitglieder zu schützen. Er verhindert, dass persönliche Informationen missbraucht, gestohlen oder unbefugt weitergegeben werden, und hilft, das Vertrauen der Mitglieder in den Verein zu stärken. Vereine können zudem rechtlich zur Verantwortung gezogen werden, wenn nicht angemessen mit Mitgliederdaten umgegangen wird.
In Deutschland ist seit dem 25. Mai 2018 die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) das wichtigste Gesetz, das den Umgang mit persönlichen Daten regelt. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergänzt die europäische Verordnung auf nationaler Ebene. Zudem müssen Vereine das Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) beachten, wenn sie digitale Dienste anbieten.
Ob ein Datenschutzbeauftragter benötigt wird, hängt von der Größe und den Aktivitäten des Vereins ab. Vereine, die viele personenbezogene Daten verarbeiten oder besonders sensible Daten sammeln, sollten einen Datenschutzbeauftragten ernennen.
Mitglieder sollten klar und verständlich über den Umgang mit ihren Daten informiert werden. Das wichtigste Element ist hierbei eine eigene Datenschutzerklärung, zum Beispiel auf der Vereinswebseite. Über Änderungen sollten Sie Ihre Mitglieder sofort informieren.
Mitglieder haben insbesondere ein Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten, das Recht auf Berichtigung fehlerhafter Daten, das Recht auf Löschung ihrer Daten und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Sie als Verein sind dafür verantwortlich, diese Rechte Ihrer Mitglieder im jeweiligen Einzefall zu erfüllen.