Vereinsverwaltung
in der Cloud
Eine cloudbasierte Vereinsverwaltung ist die Basis für eine effiziente Vereinsarbeit. Unsere moderne Vereinsverwaltung von verein.cloud® ist plattformunabhängig und funktioniert nahtlos direkt im Webbrowser auf Windows, Mac und Linux. Darüber hinaus ist unsere Lösung für Smartphones und Tablets optimiert, sodass ihr jederzeit und überall bequem auf eure Vereins- und Mitgliederverwaltung zugreifen könnt – egal, ob im Büro oder unterwegs.
Für eine Anwendung dieser Art bieten wir euch all diese Funktionen zu einem äußerst attraktiven Preis, der speziell darauf ausgelegt ist, auch für kleinere Vereine erschwinglich zu sein.
VEREIN.CLOUD® | VEREINSVERWALTUNG
Mehr Zeit für den Vereinszweck.
Egal ob zu Hause, im Büro oder unterwegs. Ob auf einem PC, Notebook, Tablet oder Handy. Dank Rollen und Zugriffsrechten wird die Vorstands- und Vereinsarbeit auf mehrere Schultern verteilt. Der integrierte Workflow wird über das Daschboard gesteuert. Bei Ämterwechsel ändern sich nur die Zugriffsrechte, ein Datenschutz-Risiko für haftende Organe wird damit ausgeschlossen.
- Zugriff via Internet, unabhängig von Zeit, Ort oder Browser
- Egal ob auf PC/Laptop, Tablet oder Smartphone
- Permanente Datenverfügbarkeit
- Rollen- und Rechtevergabe regeln den Datenzugriff
- Dezentrale Nutzung durch berechtigte Personen
- Kein Risiko bei Ämterwechsel
VEREIN.CLOUD® | MAXIMALER NUTZEN, MINIMALER PREIS
Dein Verein modern verwalten.
Mit verein.cloud® bewältigen Sie die Aufgaben der Vereinsverwaltung effektiv, zeitgemäß und sicher. Jeder berechtigte Nutzer kann von jedem Rechner zu jeder Zeit über das Internet zugreifen. Die Daten werden dabei sicher und geschützt in einem zertifizierten Deutschen Rechenzentrum verwaltet.
- Integrierte Organisations- und Aufgabenverwaltung
- Umfangreiche Kommunikationsfunktionen
- Nützliche Statistik-Funktionen mit Listengenerator
- Ehrungen, Funktionäre und Jubiläen verwalten
- Umfangreiche Auswertungen für Bestandserhebungen aller Art.
VEREIN.CLOUD® | VEREINSVERWALTUNG
Flexibel und vielseitig.
Daten lassen sich einfach importieren, zuordnen, ablegen, per Listengenerator in Reports oder als Statistiken z.B. für LSB/BLSV/DOSB/DFB erstellen und ausgeben. Dazu flexible Beitragsmodelle mit unterschiedlichen Parametern realisieren. Das Erstellen und Versenden von Beitragsrechnungen mit IBAN-Check braucht nur wenige Klicks. Beiträge werden per SEPA-Lastschrift sicher eingezogen. Geld- oder Sachzuwendungen werden rechtssicher verwaltet und bescheinigt.
- Mehrspartenfähig
- Variable Beitragsverwaltung mit SEPA-Bankeinzug
- Statistik-Funktionen mit Listengenerator
- Rechtssicheres Spendenwesen
- Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung
- Upgrade zur multilingualen Vereins-App
VEREIN.CLOUD® | VEREINSVERWALTUNG
Zuverlässig und sicher.
Höchste Betriebssicherheit, permanente Datenverfügbarkeit, 24/7 Monitoring. Sichere Cloud-Lösung dank Hosting «made in Germany» auf redundanten Datenbanken. Die OPDV-Zertifizierung qualifizieren verein.cloud® . Regelmäßige DSGVO-Audits werden dokumentiert. Wir bieten zudem eine DSGVO-Zertifizierung Ihrer Verantwortlichen an.
- Hohe Betriebs- und Datensicherheit
- Mitglieder datenschutzkonform verwalten
- Datenverarbeitungs-Vertrag
- Hosting „made in Germany“
VEREIN.CLOUD® | VEREINSVERWALTUNG
Variable und flexible Beitragsordnung.
Die Beitragsverwaltung von Verein.cloud® ist ein flexibles und benutzerfreundliches System, das es Vereinen ermöglicht, ihre Mitgliedsbeiträge individuell zu gestalten und effektiv zu verwalten. Mit dem flexiblen Beitragseditor von S-Verein können Vereins- oder Sonderbeiträge einfach angelegt werden. Ob Wasserverbrauch, Bootslänge, Arbeitszeit oder andere Parameter – mit S-Verein können Beiträge aller Art, mit unterschiedlichen Zeiträumen und Bezahlern definiert, berechnet und per SEPA-Lastschrift sicher eingezogen werden. Durch die Flexibilität bei der Beitragsgestaltung und die Automatisierungsmöglichkeiten wird der Verwaltungsaufwand minimiert und die Finanztransparenz erhöht.
- Einmalige und wiederkehrende Beitragsarten
- Anlegen und Berechnen individueller Beitragsmodelle
- Erfassen von abweichenden Rechnungsempfängern
- Erstellen und Versenden von Beitragsrechnungen mit wenigen Klicks
- Komfortable Rechnungsübersicht pro Mitglied
- Beiträge oder Gebühren einfach per SEPA-Lastschrift einziehen
- Automatische Vergabe von Debitoren- und Mandatsreferenznummern
- Automatische Übergabe an die Finanzbuchhaltung
VEREIN.CLOUD® | VEREINSVERWALTUNG
Variable und flexible Beitragsordnung.
Die Beitragsverwaltung von verein.cloud® ist ein flexibles und benutzerfreundliches System, das es Vereinen ermöglicht, ihre Mitgliedsbeiträge individuell zu gestalten und effektiv zu verwalten. Mit dem flexiblen Beitragseditor von verein.cloud® können Vereins- oder Sonderbeiträge einfach angelegt werden. Ob Wasserverbrauch, Bootslänge, Arbeitszeit oder andere Parameter – mit verein.cloud® können Beiträge aller Art, mit unterschiedlichen Zeiträumen und Bezahlern definiert, berechnet und per SEPA-Lastschrift sicher eingezogen werden. Durch die Flexibilität bei der Beitragsgestaltung und die Automatisierungsmöglichkeiten wird der Verwaltungsaufwand minimiert und die Finanztransparenz erhöht.
verein.cloud® kann zwischen einmaligen Mitgliedsbeiträgen wie eine Aufnahme- oder Anmeldegebühr, einem Spendenbeitrag oder wiederkehrenden Mitgliedsbeiträgen unterscheiden.
Forderungen können einmalig, monatlich, halbjährlich und jährlich oder auch verzögert, z.B. monatlich oder halbjährlich zum 15. des Monats, erhoben werden – hilfreich, wenn man Mitglieder den Einzug zu verschiedenen Datumsangaben erlauben will.
Forderungen können für Aufnahme- oder Anmeldebeiträge, Arbeitsstunden oder normale Mitgliedsbeiträge erstellt werden. Aus allen Forderungen können automatisiert Spendenbescheinigungen erzeugt werden.
Neben den „normalen“ Beitragsarten bietet verein.cloud® weitere flexible Beitragsmodelle.
Der Familienbeitrag berechnet die Beitragshöhe, abhängig von der Anzahl an Personen, die dem Beitrag zugeordnet sind.
Der altersabhängige Beitrag berechnet die Beitragshöhe, abhängig von Alter der Personen, die dem Beitrag zugeordnet ist.
Jeder Beitrag kann in verein.cloud® mit Hilfe von Formeln oder festen Beträgen, bei jedem Mitglied, variabel gestaltet werden. Damit lassen sich beispielsweise Forderungen für Arbeitsstunden, Förderbeiträge, Versorgungsleistungen oder Verbrauchskosten (bspw. Wasser, Strom), Maße (Flächen, Bootslängen) realisieren.
Die Zahlweise und die Beitragshöhe können individuell bei jedem Mitglied mit einem Sperrvermerk versehen werden, so dass globale Beitragsänderungen bei diesem Mitglied keine Auswirkungen haben, was vor allem Fördervereine nützlich finden.
Alle erstellten Forderungen sind in den offenen Posten ersichtlich. Von dort aus können Rechnungen erzeugt werden. Die Rechnungen wiederum können gedruckt oder per E-Mail versendet werden.
Mit wenigen Klicks erhalten Vereine eine Übersicht aller relevanten Informationen zu den einzelnen Rechnungen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und Status (bezahlt oder noch ausstehend).
verein.cloud® verfügt über eine automatische Bankdatenvalidierung, welche verhindert das falsche Bankdaten verarbeitet werden können. Ein weiterer Mechanismus erlaubt das automatisierte hinzufügen von fehlenden SEPA-Mandaten.
Auf Basis des vorliegenden SEPA-Mandats eines Mitglieds wird zunächst eine Forderung über den fälligen Mitgliedsbeitrag, und daraus eine SEPA-XML Lastschriftdatei, erstellt. Diese wird heruntergeladen und als XML-Datei per Onlinebanking an die Hausbank übertragen und eingezogen. Das alles funktioniert mit wenigen Klicks und durch den Bankdatencheck ist es nahezu unmöglich, eine falsche SEPA-Datei zu erstellen.
Nicht gezahlte Forderungen verlangen oft eine Einzelfallentscheidung, weil deren Grund oft individuell ist. verein.cloud® erlaubt eine Stornogebühr zu erheben, eine Einzahlung und/oder eine Forderung zu stornieren.
Für eine bessere Übersicht der Geldbewegungen wird in verein.cloud® für jedes Mitglied, automatisiert ein Debitorenkonto und eine Mandatsreferenznummer angelegt. Im Debitorenkonto kann man diverse Aktionen anhand von sortierbaren Belegnummern und Buchungssätzen zueinander zuordnen. Diese Referenznummern dienen dazu, Transaktionen eindeutig zuzuordnen und den Zahlungsverkehr effizient zu im Blick zu halten.
Die Übergabe von Forderungen aus der Vereinsverwaltung an die Finanzbuchhaltung wird über eine spezielle Schnittstelle manuell angestoßen.
VEREIN.CLOUD® | VEREINSVERWALTUNG
Funktionen im Überblick
Cloudbasiert
Datenschutzkonform, sicher, auf jedem Gerät, an jedem Ort.
Ohne Installation
Die Verwaltung aus der Cloud mit automatischen Updates.
Digitaler Workflow
Aufgaben und Termine über das Dashboard koordinieren.
Entlastung fürs Ehrenamt
Vereinsarbeit auf mehrere Schultern verteilen.
Rollen & Rechte
Berechtigungsmodelle regeln den Datenzugriff. Mehrspartenfähig.
Mitgliederverwaltung
Stammdaten, Bezugspersonen, Profile, Serienbriefe, E-Mails, Statistiken, Auswertungen.
Beitragsverwaltung
Mit Parametern und Bezahlern aller Art. Rechnungen, Storno, Gebühren...
Beitragseinzug
Beitragsläufe, IBAN/BIC automatisch generieren, SEPA-Lastschrifteneinzug.
Statistiken
Listengenerator, zahlreiche Auswertungs-Möglichkeiten.
Spendentool
Spendenabwicklung mit Spenden-Bescheinigung.
Höchste Datensicherheit
Redundante Datensicherung, permanente Verfügbarkeit. Hosting in Deutschland. OPDV-zertifiziert.
Datenübernahme
Einfacher Datenimport per CSV-Datei mit Plausibilitätskontrolle.
VEREIN.CLOUD® | VEREINSVERWALTUNG
Pakete & Preise
SMALL
VEREIN.CLOUD® | VEREINSVERWALTUNG-
Vereinsverwaltung
-
Bis 99 Mitglieder
-
Ideal für Fördervereine
Ohne Angabe von Zahlungsinformationen -
Testphase endet automatisch.
LARGE
VEREIN.CLOUD® | VEREINSVERWALTUNG-
Vereinsverwaltung
-
ab 100 Mitglieder
-
Unbegrenzte Mitglieder
Ohne Angabe von Zahlungsinformationen -
Testphase endet automatisch.
LARGE | APP
VEREIN.CLOUD® | VEREINSVERWALTUNG-
Vereinsverwaltung
-
inkl. Starter-App
-
Unbegrenzte Mitglieder
Ohne Angabe von Zahlungsinformationen -
Testphase endet automatisch.
* Die monatlichen Lizenzkosten können je nach teilnehmenden Vertriebspartner (Ihre Sparkasse oder Tineon) variieren, sind inklusive Mehrwertsteuer, mit Jahresrechnung jährlich kündbar. Lizenzgebühr beinhaltet Nutzungs-, Entwicklungs-, Betriebs- und Wartungsgebühren. Inklusive Software-Update-Service und E-Mail Support.
VEREIN.CLOUD® | VEREINSVERWALTUNG
Fragen & Antworten
Testen und bestellen
Du kannst verein.cloud® 30 Tage kostenfrei testen. Einfach den Vereinsnamen und eine Mailadresse eingeben, schon erhältst Du sichere Zugangsdaten, kannst Dich einloggen und mit dem Testen beginnen. Für die Testphase erhältst Du eine Version, die bereits mit Muster-Daten befüllt ist. Dadurch kann man alle Funktionen praxisnah testen, ohne seine eigenen Daten zu nutzen. Du kannst aber auch mit eigenen Echtdaten praxisnah testen. Bei einer Bestellung würden diese Daten für die weitere praktische Verwaltungsarbeit erhalten bleiben.
Kurz vor dem Ablauf der Testphase erhältst Du eine Erinnerung, dass diese schon bald endet. Dann bist Du am Zug, die Testphase entweder auslaufen zu lassen oder verein.cloud® verbindlich zu bestellen. Da es sich um ein Onlinegeschäft handelt, hast Du nach der Bestellung eine gesetzliche 30-tägige Rücktrittsfrist. Danach erst erhältst Du die Lizenzrechnung.
Einfach den Bestellbutton clicken und die Vereinsdaten mit vertretungsberechtigter Person hinterlegen, AGB’s und Datenschutzerklärung bestätigen und das SEPA-Mandat erteilen. Daraufhin erhältst Du sichere Zugangsdaten für die verein.cloud® Vereinsverwaltung. Als Software-as-a-Service Dienst wird sie Dir aus der Cloud – ohne Download – bereitgestellt. Und los geht’s.
Datenmigration
verein.cloud® unterstützt Dich bei der Übernahme bestehender Vereinsdaten. Mitgliederdaten können aus allen Vereins-Programmen oder aus Excel-Dateien importiert werden. Diese kann mit wenigen Mausklicks über bspw. Microsoft Excel in eine CSV-Datei umwandeln. Der Import selbst erfolgt per CSV-Datei. Die Schnittstelle ist in der Online-Hilfe exakt beschrieben. Die erstmalige Eingabe von Stammdaten in die Online-Vereinsverwaltung wird durch den Einrichtungsassistenten (siehe das verein.cloud® Video dazu) unterstützt.
Für die eigenständige Datenübernahme findest Du nachfolgend ein Muster im CSV Format.
- Für den Datenimport mit normalen Beiträgen:
muster_mitgliederliste_csv-import_abt-u-beitraege_v1-00.xlsxund …
- Für den Datenimport mit variablen Beiträgen: muster_mitgliederliste_csv-import_abt-u-variable-beitraege_v1-00.xlsx
Gerne übernehmen wir den Datenimport aus älteren, stationären oder auch aus anderen Anwendungen, Programmen oder Dateiformaten, stimmen uns mit Dir ab und liefern die Vereinsverwaltung „schlüsselfertig“ aus. Dabei übernehmen wir eine vollautomatisierte Bankdaten-Überprüfung auf Plausibilität, die Rücklastschriften aufgrund geänderter IBAN-Daten, z.B. wegen zahlreicher Fusionen von Banken, ersparen. Für diesen Datenimport-Service berechnen wir pauschal 149,00 EUR inkl. MwSt.
Mit der kostenfreien Testversion können Sie direkt 30 Tage testen und sofort loslegen. Erstellen Sie zunächst einen Account für Ihren Verein. Nachdem Sie Ihren Account erstellt haben, können Sie über unseren Einrichtungsassistent direkt deinen Verein anlegen.
Unser Einrichtungsassistent erscheint automatisch beim ersten Start der Online-Vereinsverwaltung und unterstützt Sie bei der Konfiguration Ihres Vereins.
Laufzeit und Abrechnung
Sind unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzerklärung erst einmal akzeptiert und die ADV-Auftragsdatenverarbeitungsverträge bestätigt und das SEPA Mandat hinterlegt, erhältst Du die Zugangsdaten und mit einer gesetzlichen Rücktrittsfrist von 30 Tagen die Lizenzrechnung.
Erste Schritte
verein.cloud® bietet in seinem verein.cloud® YouTube-Channel zahlreiche Tutorials zu den unterschiedlichen Funktionen der verein.cloud® -Vereinsverwaltung an. Hier wird Dir Schritt für Schritt erklärt, wie Du die entsprechende Funktionalität erfolgreich durchführst.
Service und Support
Alle Mitarbeiter des ServiceCenter sind langjährige ehrenamtliche Vereinsfunktionäre, die verein.cloud® selbst nutzen und die Herausforderung sowie Bedürfnisse der ehrenamtlichen Vereinsmitarbeiter kennen. verein.cloud® bietet Dir – neben einem kostenfreien E-Mail Support – ein umfangreiches, umfassendes und vielfältiges Support-Angebot.
Datensicherheit
verein.cloud® ist eine Anwendung aus der Cloud. Insofern befinden sich keine personenbezogenen Daten auf einem Rechner berechtigter Personen. Die Daten werden in einem Deutschen Rechenzentrum gespeichert, das höchsten Anforderungen an die Datensicherheit genügt. Dadurch sind regelmäßige Backups Deiner Daten und eine permanente Datenverfügbarkeit gewährleistet.
Deine Daten werden bei einem deutschen Rechenzentrum auf redundante System gespiegelt, damit Du selbst bei einem Hardwarefehler ohne Unterbruch weiterarbeiten kannst. Die Datenserver sind mit Notstrom gesichert und selbst vor Feuer geschützt. Zudem werden regelmäßig Backups aller Daten erstellt und an einem sicheren Ort verwahrt.