Vereinsverwaltung · Mitgliederverwaltung
Jedes Mitglied. Ein Datensatz mit Verlauf.
Stammdaten, Gäste, Abteilungen, Mandate und Dokumente an einer Stelle — mit einer Historie, die jeden Vorstandswechsel übersteht.
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Mitglied · HB-00247 · Verlauf
| Feld | Wert |
|---|---|
| Eintritt | 01.03.2019 |
| Mandat | HB-2019-0247 |
| Letzte Änderung | 04.09.2026 |
Keine Kreditkarte · In 15 Minuten startklar
- Vereine
- 13.000
- Mitglieder
- 5 Mio.+
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- 20
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- Server in DeutschlandKein Transfer in Drittstaaten
- AuftragsverarbeitungVertrag liegt bereit
- ÄnderungshistorieWer hat wann was geändert
- E-RechnungMaschinenlesbar, ab PRO
Der Datensatz. Was am Mitglied hängt.
Stammdaten, Struktur und Verlauf: alles, was ein Vorstand über ein Mitglied wissen muss, an einer Stelle.
Abschnitt 01
Stammdaten und Gäste
Ein Datensatz je Person, vollständig: von der Mitgliedsnummer bis zur Briefanrede. Gäste wie Kursteilnehmer, Sponsoren oder Interessenten führt ihr getrennt, mit eigener Nummer und eigenen Rechten.
- Mitgliedsnummer mit eigenem Präfix, Eindeutigkeit vom System gesichert
- Dublettenprüfung bei der Neuanlage: gleicher Name mit Geburtsdatum oder E-Mail
- Ausgetretene bleiben mit Historie erhalten; Archivieren stellt ein Mitglied ruhend, ohne dass Geldwege weiterlaufen
- Stammdatenblatt je Mitglied als PDF, Liste mit Sortierung, Suche, Druck und Export
Mitglied · HB-00247
| Feld | Wert |
|---|---|
| Name | Anna Schmidt |
| Eintritt | 01.03.2019 |
| Abteilung | Handball |
| Status | Aktiv |
Abschnitt 02
Struktur des Vereins
Abteilungen, Funktionäre und Gremien mit Amtszeiten, Kostenstellen nach Bedarf. Ehrungen und Jubiläen ergeben sich aus den Mitgliedsjahren, nicht aus einer Nebenliste.
- Abteilungen, Funktionäre und Gremien mit Amtszeiten
- Kostenstellen je ein- oder ausschaltbar
- Ehrungen und Jubiläen nach Mitgliedsjahren
- Freifelder (Text, Zahl, Datum, Auswahl) nutzbar in Listen, Filtern und Serienbriefen
Abteilungen
| Abteilung | Leitung | Mitglieder |
|---|---|---|
| Handball | T. Weber | 112 |
| Fußball | K. Berger | 89 |
| Tennis | S. Roth | 46 |
Abschnitt 03
Alltag am Mitglied
Notizen, Dateien, Mandate und der Verlauf jeder Änderung hängen am Datensatz. Wer wann welches Feld geändert hat, steht dabei — auch nach dem nächsten Vorstandswechsel.
- Notizen mit Notizarten; Dateien und Ordner je Mitglied
- Erzeugte Dokumente wie Mandate, Rechnungen und Serienbriefe landen automatisch beim Mitglied
- Änderungshistorie: wer hat wann welches Feld geändert
- Bankverbindung und SEPA-Mandat je Mitglied, abweichender Zahler zum Beispiel Eltern
Änderungshistorie · Anna Schmidt
| Datum | Feld | Geändert von |
|---|---|---|
| 04.09.2026 | Anschrift | K. Berger |
| 12.05.2026 | Abteilung | T. Weber |
| 01.03.2019 | Eintritt | Import |
Stammdaten, Listen, Serienbriefe und Rechte gibt es in verein.cloud® Free, dauerhaft kostenlos.
Der Alltag. Was ihr damit tut.
Aufnehmen, anschreiben, exportieren und Rechte vergeben, ohne dass eine Tabelle den Verein verlässt.
Abschnitt 04
Aufnahme und Import
Neue Mitglieder kommen über den Online-Antrag mit eigenem Link und QR-Code oder gesammelt aus Excel. Beides landet geprüft im Bestand, nichts wird abgetippt.
- Online-Mitgliedsantrag mit digitaler Unterschrift für das SEPA-Mandat, IBAN-Prüfung und Mandatsreferenz-Vorschlag
- Anträge prüfen und mit einem Klick als Mitglied übernehmen; Antrags-PDF und Historie bleiben
- Import aus Excel oder CSV mit Fehlerprotokoll, abgewiesene Zeilen als Systemliste
Anträge · 2 offen
| Antrag | Eingang | Status |
|---|---|---|
| L. Hoffmann | 08.09.2026 | Übernommen |
| M. Yilmaz | 09.09.2026 | Zu prüfen |
| Import Saison 2026 | 10.09.2026 | 2 Zeilen abgewiesen |
Abschnitt 05
Listen und Serienbriefe
Eigene Listen ohne Technikkenntnisse: Filter über jedes Feld, Ein- und Ausschlussregeln, freie Spaltenwahl. Was jemand am Bildschirm nicht sehen darf, sieht er in keiner Liste und keinem Export.
- 27 Systemlisten in sechs Bereichen, etwa fehlende Mandate oder unvollständige Adressen
- Serienbriefe mit Platzhaltern für alle Mitgliedsfelder, DIN 5008 oder freie Form
- Prüfung vor dem Erzeugen: leere Platzhalter, doppelte Empfänger, bereits angeschriebene Mitglieder
- Ein PDF je Mitglied in dessen Dateien, dazu ein Gesamt-PDF
- Export als CSV, Excel und PDF aus jeder Liste
Systemlisten · Mandate und Adressen
| Liste | Treffer |
|---|---|
| Fehlende Mandate | 6 |
| Abgelaufene Mandate | 2 |
| Unvollständige Adressen | 4 |
Abschnitt 06
Rechte und Datenschutz
Rechte hängen am Amt, nicht an der Person. Eine Abteilungsleitung sieht nur ihre Abteilung — in Listen, Exporten und Serienbriefen genauso wie am Bildschirm.
- Über 90 Rechte in vier Stufen: kein Zugriff, Lesen, Bearbeiten, Löschen
- Ohne Recht fehlt der Knopf, mit Leserecht ist er grau und nennt den Grund
- Anonymisierungsfrist je Verein einstellbar, Vorgabe zwei Jahre nach Austritt; Systemlisten zeigen, wer fällig ist
- Support-Zugang nur auf Wunsch des Vereins, endet nach sieben Tagen von selbst
Rechteprofil · Abteilungsleitung
| Bereich | Recht |
|---|---|
| Mitglieder der eigenen Abteilung | Bearbeiten |
| Serienbriefe | Lesen |
| Bankdaten | Kein Zugriff |
Gehört dazu
- Digitaler MitgliederantragEin Link oder QR-Code auf eurer Vereinsseite: Wer beitritt, trägt sich selbst ein, samt SEPA-Mandat und Unterschrift. Ihr prüft und übernehmt mit einem Klick.
- AbteilungenAbteilungen, Funktionäre und Gremien mit Amtszeiten, Kostenstellen je Abteilung. Und Rechte, die an der Abteilungsgrenze enden.
Umsteigen
Eure Mitgliederliste zieht um, ohne dass jemand abtippt.
Ob Excel-Liste oder Export aus easyVerein oder campai: Die Excel- oder CSV-Datei geht rein, und ein Fehlerprotokoll nennt jede Zeile, die nicht durchkommt.
- 1
Datei aus dem bisherigen Programm
Eine Excel- oder CSV-Datei reicht, auch als Export aus eurem bisherigen Programm.
Datenimport · mitglieder_2026.xlsx312 ZeilenSpaltenköpfe der Datei In eurer Datei In verein.cloud Nachname, Vorname Name IBAN Bankverbindung bereit zum Einlesen48 KB - 2
Nachtragen, was die Datei nicht hat
Aus den Zeilen werden Mitglieder. Was die Datei nicht hergibt, etwa ein SEPA-Mandat mit Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum, tragt ihr danach am Mitglied nach.
Datenimport · mitglieder_2026.xlsx312 ZeilenZuordnung der Spalten aus eurer Datei: was übernommen wird, was ihr nachtragt In eurer Datei In verein.cloud Status Nachname, Vorname NameSchmidt, Anna Übernommen IBAN BankverbindungDE89 3704 … Übernommen keine Spalte SEPA-MandatReferenz, Datum Nachtragen Beitrag_Kz BeitragsartERW / JUG / FAM Nachtragen Eintritt Eintrittsdatum14.03.2019 Übernommen 310 von 312 Zeilen übernommen2 im Fehlerprotokoll - 3
Fehlerprotokoll lesen
Abgewiesene Zeilen stehen mit Grund als Systemliste. Wen ihr danach neu anlegt, prüft die Dublettenprüfung auf gleichen Namen mit Geburtsdatum oder E-Mail.
Fehlerprotokoll · mitglieder_2026.xlsxAbgewiesene Zeilen stehen mit Grund als Systemliste
- Übernommen
- 310
- Abgewiesen
- 2
| In eurer Datei | In verein.cloud |
|---|---|
| Nachname, Vorname | Name |
| IBAN | Bankverbindung |
Beim Umstieg gefragt.
Meist geht es um den Import aus Excel, um Austritte, um Abteilungsrechte und um die App.
Über den Import aus Excel oder CSV. Jede Zeile wird geprüft, abgewiesene Zeilen landen mit Grund in einer Systemliste.
Ausgetretene bleiben mit ihrer Historie im Bestand; wer sie ruhend stellen will, archiviert sie. Wann sie anonymisiert werden, legt ihr je Verein fest, Vorgabe sind zwei Jahre nach Austritt; eine Systemliste zeigt, wer fällig ist.
Nur, wenn ihr das wollt. Abteilungsbezogene Rechte zeigen ihr ausschließlich die eigene Abteilung — auch in Listen, Exporten und Serienbriefen.
Ja, mit App Light, die bei jedem Verein dabei ist, auch in Free. Änderungen aus der App landen als Antrag und werden erst nach eurer Freigabe übernommen.
Ämter wechseln. Die Historie bleibt.
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